为了促进北京健康促进会（以下简称“协会”）对外交流与合作，加强外事工作的管理，规范外事工作程序，根据相关规定，结合我会实际情况，特制订《北京健康促进会外事管理办法》，本办法适用于协会各部门、二级机构等。

    第一章、外事接待工作管理

    一、根据北京市卫生局外事归口管理的有关规定，凡协会对国（境）外的联系、接待等统一由秘书处负责和协调。各二级机构指定专人负责外事工作，与秘书处对口联络、沟通和配合。

    二、凡协会各部门、二级机构组织的外事活动，需请协会相关领导出席，应提前二周以上报秘书处，秘书处根据对等交流的原则，协调安排协会相关领导出席。接待经费原则上由接待部门、二级机构负责。

    三、凡协会各部门、二级机构邀请国（境）外人员来访/参加学术活动，须事先将有关人员情况上报秘书处备案。如举办活动时需邀请外国驻华使节和国际组织驻华机构代表，或是有国（境）外政府官员出席活动，需报北京市卫生局审批。
       四、日常参加外事活动的人员要准时到达活动地点，并注意着装和外事礼节等。

    第二章、因公出国（境）考察、学习

    一、出国（境）工作由秘书处根据协会的工作需要统一协调管理。未经批准，各部门、二级机构不得自行组织出国（境）参加国际会议、举办或参加展览、考察、学习或培训等。

    二、凡协会各部门、二级机构应邀出国（境），应于每年年底前向秘书处报送次年计划，并待计划批准后，逐案逐级报请审批。报批时应附书面请示、邀请函、详细日程、经费来源，如系自费组团，应附收费标准、具体收费项目等。

    三、因公出国（境）人员应按审批规定，确定出访人数、国家、在外天数等，并严格执行中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步加强因公出国（境）管理的若干规定》（中办发[2008]9号）。在境外停留期限内按期返回，不得在境外超期逗留。

    四、因公出国（境）人员应严格遵守境外纪律，两人以上的出国（境）团组须指定一名团长或负责人。团长或负责人除负责主持团组与外方交流外，还要负责管理和督促团组成员遵守各项外事纪律。

    第三章、申报和举办国际会议

    一、凡协会各部门、二级机构以北京健康促进会名义申报和举办的国际会议，需提前一年将请示函和申报材料上报北京健康促进会秘书处，并由秘书处审核,经会领导批准后报北京市卫生局审批。

    二、举办和申报国际会议期间的协调管理工作由秘书处具体负责。

    三、根据北京市卫生局有关规定，申请在华举办国际民间医药卫生学术会议时，在请示函中需说明以下情况：

    1、申请举办会议的理由；
    2、举办会议的时间、地点及会期；
    3、拟参加会议的人数及国外代表人数；
    4、会议经费来源；
    5、会议期间如附设展览，需说明展览面积及内容；
    6、如是向某国际组织申请举办会议，或是受某国际组织委托举办会议，均需提供该组织情况(中英文)，如该组织章程、成员国名单、有无台湾问题等。如申请举办的会议已在其它国家举办过，需提供会议情况(会议举办国、地点、规模及效果)；同时，如会议申办者已加入某组织，需提供上级机构同意加入的批准件；如是与国外某机构合作举办会议，需说明该机构的有关情况；
    7、如现在申请举办的会议以前经批准已向某国际组织申请过，但未获其同意，需说明未同意的具体原因。
    8、如有台湾人员和国（境）外高层与会，请明确其与会身份后另文上报；

    第四章、申请加入国际组织

    一、协会或各二级机构拟加入对口的国际民间医药卫生组织，需提交申请请示函及相关背景材料，经协会领导批准后由秘书处按照有关规定统一报请北京市卫生局审批。

    二、申请请示函中需要阐明申请加入该组织的理由及必要性，以及申请加入该组织是否需要缴纳会费。如需缴纳，应注明申请方有无能力缴纳及缴纳方式。

    三、申请加入对口国际民间医药卫生组织需要提供相关的中英文材料：

    1、对方邀请我方加入其机构的正式书面邀请函。
    2、拟申请加入的组织的章程和背景。
    3、已加入该组织的成员国名单。
    4、该组织中有无台湾问题的证明材料。

协会各部门、二级机构等要严格执行上述规定，对违反上述规定的部门、二级机构将给予必要的处罚，由此产生的不良后果由当事人和负责人承担。

本管理办法自公布之日起施行，由北京健康促进会负责解释。