第一章 总 则
　　第一条 为了提高北京健康促进会（以下简称“本协会”）各工作部门的工作效率和质量，加强公文处理工作的规范化、制度化、科学化管理，根据国家有关公文处理规定，制定本办法。
　　第二条 本协会的公文，是执行常务理事会决议和实施各项任务过程中所形成的规范体式的文书，是依法办会和按章进行各项活动的重要工具。
　　第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
　　第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
　　第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
　　第六条 本协会各级部门负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本协会公文处理工作的领导和检查。
　　第七条 本协会秘书处是公文处理的管理机构，主管本协会的公文处理工作并指导下级部门的公文处理工作。
　　第八条 本协会各工作部门、二级机构等应配备专人负责公文处理工作。
　　第二章 公文种类
　　第九条 本协会公文种类主要有：
　　(一)决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。
　　(二)公告：适用于向社会宣布重要活动或事项。
　　(三)通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
　　(四)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
　　(五)报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。
　　(六)请示：适用于向上级部门请求指示、批准。
　　(七)批复：适用于答复下级部门请示事项。
　　(八)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　(九)函：适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
　　(十)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
　　第三章 公文格式
　　第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。
　　(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
　　(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
　　(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称；联合行文，主办部门排列在前。
　　(四)发文字号应当包括部门代字、年份、序号。联合行文，只标明主办部门发文字号。
　　(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 
(七)主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。
　　(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
　　(九)公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门都应当加盖印章。
　　(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
　　第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
　　第四章 行文规则
　　第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
　　第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
　　第十四条 各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级部门正式行文。
　　第十五条 同级部门、上级部门与下一级部门可以联合行文。
　　第十六条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经总会审批的事项，经总会同意也可以由部门行文，文中应当注明经总会同意。
　　第十七条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级部门应当责令纠正或撤销。
　　第十八条 向下级部门或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。
　　第十九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。 “报告”不得夹带请示事项。
　　第二十条 除上级部门负责人直接交办的事项外，不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
　　第二十一条 受双重领导的部门向上级部门行文，应当写明主送部门和抄送部门。上级部门向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级部门。
　　第五章 发文办理
　　第二十二条 发文办理指以总会名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
　　第二十三条 草拟公文应当做到：
　　(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
　　(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　(三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送部门的行文关系确定。
　　(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
　　(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
　　(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”第四层为“(1)”。
　　(七)应当使用国家法定计量单位。
　　(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
　　(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
　　第二十四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请总会协调或裁定。
　　第二十五条 公文送负责人签发前，应当由秘书处进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
　　第二十六条 以本协会的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本协会名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
　　第二十七条 公文正式印制前，秘书处应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
　　第六章 收文办理
　　第二十八条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
　　第二十九条 收到下级部门上报的需要办理的公文，总会秘书处应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
　　第三十条 经审核，对符合本办法规定的公文，秘书处应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经秘书处负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。
　　第三十一条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的秘书处并说明理由。
　　第三十二条 收到上级部门下发或交办的公文，由秘书处提出拟办意见，送负责人批示后办理。
　　第三十三条 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门协调或裁定。
　　第三十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
　　第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，秘书处要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
　　第七章 公文归档
　　第三十六条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和本协会《档案管理办法》，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
　　第三十七条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。
　　第三十八条 联合办理的公文，原件由主办部门整理(立卷)、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
　　第三十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
　　第四十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
　　第八章 公文管理
　　第四十一条 本协会公文由秘书处统一收发、审核、用印、归档和销毁。各部门应由专人负责公文收发、审核、用印、存档管理工作。工作人员调动时，应当将本人暂存，借用的公文，按照有关规定移交，清退。
　　第四十二条 上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，本协会理事长或者秘书长批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
　　第四十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
　　第四十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经秘书处负责人批准，可以销毁。
　　第四十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
　　第四十六条 本办法经常务理事会审议通过后执行，解释权归常务理事会。