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关于协会

北京健康促进会公文行文规范

2014-03-12

为使北京健康促进会(以下简称“本协会”)公文处理工作规范化,提高公文质量,根据《北京健康促进会公文处理办法》及本协会工作实际,特制定相关规范,请各工作部门、二级机构遵照执行。
  一、行文程序
  为确保公文在本协会内有秩序的规范的办理,提高办事效率和公文质量,本协会各工作部门、二级机构的各类公文首先以内部行文方式(使用本协会行文稿纸,见附件1)报送秘书处签收,由秘书处统一核稿,秘书长签字,分送相关领导签批,签批后返还秘书处,秘书处登记存档并分配文号后送达各部门,各部门打印正式文件后提交秘书处,经核准后加盖本协会公章发文。
  二、行文分类
  1、上行文:
  上行文是指下级机关向上级机关发送的公文,如报告、请示等。上行文发送对象为北京市卫生局、北京市民政局等上级机关,应以本协会名义发文,不得以部门名义发文。使用“北京健康促进会文件”纸(附件2),发文号格式为:健促会发[2013] 号。
  2、下行文和平行文:
  下行文是上级机关向下级发送的公文,如批复、指示等。下行文发送对象为各工作部门、二级机构。平行文是指同级机关和不相隶属机关相互发送的公文,如函等。平行文发送对象为兄弟协(学)会、各省卫生厅(局)等。下行文和平行文一律使用“北京健康促进会文件”纸(附件3),发文号格式为:健促会秘书处发[2013] 号、健促会财务部发[2013] 号、健促会会员部发[2013] 号、健促会项目部发[2013] 号、健促会xx(二级机构名称)发[2013] 号等。
  本协会各类会议和培训班均应行文上报本协会领导,批复同意后要以本协会名义发送通知,加盖本协会公章,使用“北京健康促进会”便函纸(附件4),发文号格式为:健促会函[2013] 号。禁止以部门名义(部门公章)对外发送通知。“通知”中须写明本协会部门及部门工作人员联系方式。如需要在本协会官方网站刊登“通知”,一律刊登加盖公章的正式文件的扫描文件(jpg格式)。
  三、行文格式
  1、字体字号:标题使用2号宋体,正文使用3号仿宋体。
  2、公文一律双面打印,不得有空白页,最后一页下方须注明“报送”、“抄送”、“发送”单位和印发日期。
  3、附件说明:应在正文下方注明附件序号和名称。
  4、发文机关:在正文下方(如有附件,则在附件下方),单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称,只写成文日期。联合行文,应并列标注各发文机关名称,主办机关排列在前。
  5、印章:除“会议纪要”以外,均应当加盖公章。
  6、“会议纪要”使用相应的纪要文件纸:会长办公会纪要、行政办公会纪要、常务理事会纪要专用文件纸(附件 5-7),其他会议纪要使用“北京健康促进会”便函纸(附件4)。